河南省交通运输厅办公室

关于印发河南省交通运输视频会议系统

管理办法（试行）的通知

豫交办文〔2022〕11号

各省辖市、济源示范区、省直管县（市）交通运输局，厅直属各单位，厅机关各处室：

为加强对河南省交通运输视频会议系统的管理，保障系统正常运行，充分发挥系统作用，省厅制定了《河南省交通运输视频会议系统管理办法》（试行），现印发给你们，请认真贯彻执行。

　　附件：1．视频会议申请（备案）表

　　　　　2．视频会议申请表（分节点）

　　　　　3．视频会议系统联调情况记录表

　　　　　4．县区交通运输部门（非省直管）参会申请表

附件1-4.doc

　　　　　　　　　　　　　　　2022年4月19日

河南省交通运输视频会议系统管理办法

（试行）

第一章　　总　则

第一条　　为加强全省交通运输视频会议系统（以下简称“视频会议系统”）的管理，保障视频会议系统可靠、高效、安全运行，规范视频会议申请、审批、组织，保证视频会议效果，特制定本办法。

第二条　　视频会议系统由省厅主节点，各省辖市、济源示范区、直管县（市）交通运输局，厅直属各单位等分节点共同组成。后续接入系统的单位均为分节点。

第三条　　视频会议是改进会风，提高效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各单位应积极利用视频会议系统组织召开会议、培训、讲座等，充分发挥其效能。

第四条　　利用视频会议系统召开会议，必须遵守保密有关规定，不得失密、泄密。

第五条　　职责分工。全省交通行业视频会议系统管理、技术、会务保障工作分别由厅办公室、会议主办单位、厅通信中心、厅机关服务中心和各节点单位负责。

（一）厅办公室负责视频会议的计划管理和审核汇总；计划外的视频会议按规定程序报批。每半年从设备运行情况、会议联调情况、会议保障情况、会场秩序等方面对全省视频会议系统运行情况进行通报，各节点单位应按照通报内容进行整改并报送整改报告。

（二）会议主办单位负责提出视频会议会务工作要求，组织相关人员参加会议，指定专人负责视频会议相关协调工作，提前通知厅通信中心、机关服务中心做好视频会议的技术保障及后勤服务工作。

（三）厅通信中心负责视频会议系统运行维护管理和技术保障工作，对视频会议系统网络、设备等技术设施进行管理维护，安排专业人员负责视频会议系统的操作，为会议数据存储提供技术支持，做好会前、会中、会后技术保障工作。

（四）厅机关服务中心负责视频会议后勤保障工作，包括供电、灯光、音响设备、桌椅、环境卫生等日常管理；配备服务人员负责视频会议服务保障工作。

　　（五）各节点单位应保障视频会议系统设备完好、运行可靠，做好分会场日常维护管理工作，包括场地管理、设备操作、日常巡检等，并协助会议主办单位正确使用视频会议系统。

第二章　　会议申请和审批

第六条　　厅机关视频会议纳入会议计划进行管理，严格审批。

第七条　　视频会议须按以下程序审批、备案：以厅名义召开的视频会议，由牵头组织会议的单位（处室）提出申请，经分管厅领导批准后，报厅办公室备案；厅直属单位利用视频会议系统召开视频会议时，经分管厅领导同意后，报厅办公室备案；厅直属单位收看上级单位视频会议时，经分管厅领导审核后，报厅办公室备案。临时召开的视频会议，须经分管厅领导审批同意，会后注明原因报厅办公室备案。

第八条　　视频会议申请办理程序：

（一）会议主办单位明确的会议时间应包括会议召开时间和会议联调时间；

（二）会议主办单位须填写《视频会议申请（备案）表》（见附表1），报厅办公室审批和备案。

（三）视频会议批准后，会议主办单位应提前2个工作日将《视频会议申请（备案）表》送厅通信中心，以便做好会议相关技术准备工作。

（四）省辖市、济源示范区、省直管县（市）以外的县区交通运输部门需参会的，由所属省辖市交通运输局负责视频会议信号的转播，确需省厅直接呼叫的，需填写《县区交通运输部门（非省直管）参会申请表》（见附件4）并加盖单位公章报会议主办单位审批，获批后由会议主办单位向厅办公室报备，并提前通知厅通信中心后方可接入。

第九条　　分节点单位组织多个其他分节点单位参加的视频会议，须填写《视频会议申请表（分节点）》（见附表2），由厅通信中心协调核定，并予以保障。

第十条　　两个分节点单位之间召开视频会议无需审批，但须提前2个工作日告知厅通信中心。

第三章　　会议保障

第十一条　　各参会节点单位须在会议召开前参加系统联调，未参加联调的单位原则上不允许参加本次视频会议。厅通信中心及各节点单位要明确专门技术保障人员，负责视频会议系统整体技术保障工作。联调时，厅通信中心视频会议系统运维保障人员应按照《视频会议系统联调情况记录表》（见附表3），逐项对照检查系统状况和联调结果，及时处理发现的问题。

第十二条　　各参会节点单位须在会前1个小时进行会前调试；会前15分钟停止调试，锁定所有系统操作参数，未经允许禁止其他操作；会前10分钟主、分节点全部实行静音，做会议召开的各项准备。

第十三条　　会议期间注意事项：

（一）主会场一般情况下不悬挂会标，分会场应根据要求摆设主要领导桌签、单位标示等，并确保桌签及单位标示在系统中的图像效果端正清晰；

（二）分会场运维保障人员应坚守岗位，实时监控视频会议系统运行状况，及时处理出现的问题，并听从主会场运维保障人员的指挥调度，确保联络畅通、随叫随应；

（三）分会场运维保障人员应保证系统接收和播放的音、视频质量，严禁播放与会议无关的音、视频；

（四）未经允许，不得将电脑终端接入视频会议系统；

（五）分会场不发言时，须将话筒调至静音状态；

（六）参会人员不得随意走动，应关闭手机或将手机置于静音状态。

第十四条　　会议期间，分会场出现音、视频中断故障时，应立即与主会场运维保障人员取得联系，排查解决问题，若故障无法即时解决，应立即启用备份系统，由主会场技术人员呼叫备份系统加入会议，避免影响会议议程。

第十五条　　会议结束后，由主会场统一中断系统连接，分会场在确认主会场中断系统连接后，方可关闭视频会议系统。

第十六条　　会议的录音、录像资料应妥善保存。厅通信中心负责会议的音视频录制及储存工作。对会议音视频数据有需求的单位，需向会议主办单位提出申请，由会议主办单位通知厅通信中心后方能获取。

第四章　　故障处理

第十七条　　故障级别及定义

视频会议系统故障级别分为重大故障、严重故障和一般故障三类。

重大故障：因系统发生故障导致所有会场会议均无法正常召开。

严重故障：主会场图像声音出现错误，影响会议正常进行，或分会场发言失败。

一般故障：某一分会场故障导致该分会场无法正常参加会议。

第十八条　　故障处理职责分工

厅通信中心负责重大故障和严重故障处理，协助各分会场所在单位处理一般故障。

各分会场所在单位负责处理本单位故障，必要时应请厅通信中心配合。

第十九条　　故障处理原则

视频会议故障由厅通信中心负责记录，各单位按照职责分工进行处理。通信中心应及时向各单位通报典型故障，各单位根据通报内容排查相关隐患。

各级技术保障人员应对会议期间出现的故障做出快速反应，及时处理，按照具体情况查清故障原因，形成故障处理报告盖章后报省厅。

第五章　　日常管理

第二十条　　各节点单位须建立视频会议系统设备及网络巡检制度，定期不定期检查运行情况，使系统保持即开即用状态。每次巡检后要形成书面报告，加盖单位公章报厅通信中心备案。厅通信中心每月至少组织1次各分节点单位参加联调，填写《视频会议系统联调情况记录表》。

第二十一条　　各节点单位应明确视频会议系统的具体管理部门，配备2名以上视频会议运维保障技术人员，并报厅通信中心备案。如有人员变动，须于变动后1个工作日内向厅通信中心报备新的人员及联系方式。分会场应做好新任视频会议保障技术人员的培训，做好工作交接。

第二十二条　　视频会议运维保障人员应熟悉视频会议系统管理要求和系统架构，熟练掌握系统操作使用方法，具备一定的网络故障分析处置能力。

第二十三条　　各分节点单位新建或改造视频会议系统，须符合有关技术和管理要求，通过厅通信中心组织的联调测试，并报厅办公室同意后，方可正式接入视频会议系统。

第六章　　奖励与惩罚

第二十四条　　对视频会议系统管理运行工作成绩显著的单位和个人，省厅将予以通报表扬。

第二十五条　　对不严格执行本办法的单位和人员，由于以下原因导致会议不能正常召开或对会议造成严重影响的，厅通信中心应会同有关单位查找分析原因、提出整改措施报省厅，省厅将视情况给予通报批评。

（一）未明确运维保障部门、人员，或情况变更后未及时报厅通信中心备案的；

（二）对视频会议系统建设和运维保障不力，接连发生系统或设备故障的；

（三）未按要求准时参加系统联调，会前未按要求提前开机的；

（四）会场会务工作组织混乱，严重影响会议效果的；

（五）会议期间未按规定操作摄像机、音频等设备，造成传输图像和声音出现明显问题，影响会议正常召开的。

第七章　　附　则

第二十六条　　本办法自发布之日起实施。